Resepolicy för Karlskrona Gymnastikförening (KGF)
Varför en resepolicy?
KGF arrangerar resor för tävlingar, gemensamma träningar, utbildningar och läger med stora antal gymnaster och ledare flera gånger om året.
Därför är det naturligt att föreningen tar ett aktivt ansvar och verkar för ett så trafiksäkert resande som möjligt.
Styrelsen avsikt är att policyn skall följas vid allt resande med gymnaster och ledare i föreningens regi.
Mål
Alla ledare/föräldrar/gymnaster som genomför resor i föreningens regi skall följa denna resepolicy.
Resepolicyn skall finnas lätt tillgänglig på föreningens hemsida.
Förare skall dessutom speciellt följa kapitlet ”Bestämmelser för förare”
Inför varje ny säsong skall alla ledare, gymnaster och föräldrar få information om Resepolicyn.
Samåkning med andra lag inom samt utanför föreningen skall eftersträvas. Även vid dessa tillfällen skall föreningens resepolicy tillämpas.
Buss eller personbil?
Vid transporter skall i första hand buss från anvisat bussbolag användas, i andra hand eller om antalet ej fyller en buss, skall minibuss från anvisat bolag användas. Endast i speciella falla skall personbilar nyttjas.
Resbehovsplan
I början av varje termin så mailar Tävlingsansvarig (TA), Lägeransvarig (LÄA) och Ledaransvarig (LEA) ut till samtliga ledare och efterfrågar behov av resor för tävlingar, läger, utbildningar och sammankomster.
Detta behov sammanställs av de ansvariga i en Resbehovsplan, senast en månad in på varje termin.
Höstens Resbehovsplan skall även innehålla en preliminär Resbehovsplan för vårterminen.
Resbehovsplanen skall innehålla:
- Avsikten med resan
- Tidpunkt för resan
- Preliminärt antal deltagare per resa.
- Preliminärt antal platser för anhöriga.
- Förslag på Reseledare
Resbehovsplanen tillställs styrelsen för godkännande.
Resplan
Resplan skall upprättas och mailas till styrelsen en månad före respektive resa.
Den skall innehålla:
- Ändamål
- När resan skall ske
- Vart resan skall gå.
- Färdsätt.
- Eventuell övernattning.
- Vilka som skall resa
- Ungefärligt program för resan.
- Beräknad tid för avresa, ankomst och hemkomst.
- Namn på Reseledare
Godkännande av resplanen skall göras av styrelsen före resans genomförande.
Vid busstransport
Följande krav ställs på de bussbolag som anlitas vid transporter:
- Bussbolaget förbinder sig att följa gällande trafiklagstiftning.
- På de bussar som används ska all säkerhetsutrustning vara i gott skick.
- Man anlitar endast dokumenterat kvalificerade förare med minst ett års yrkesmässig erfarenhet och som ej är ålders- eller sjukpensionär.
- Finns säkerhetsbälten skall dessa användas av alla i syfte att sträva efter så säkra transporter som möjligt för våra aktiva.
- Bussar som används skall vara godkända vid den årliga besiktningen.
- Dokumenterad bromstest var 6:e månad.
- Bussbolag som anlitas skall ha kännedom om KGF resepolicy.
- Chauffören skall uppfylla de krav som ställs i EEG-förordningen 3820/85 artikel 5.2 samt regler gällande kör- och vilotider artikel 6-8.
- Chauffören får inte överskrida tillåtna hastigheter, både de skyltade och de som eventuellt kan gälla för bussen.
- Förare skall ha god kompetens att framföra fordonet. Detta innebär att föraren vid flera tillfällen tidigare skall ha kört minibuss.
- Det skall finnas minst en reservchaufför för upp till tre minibussar. Därutöver skall ytterligare en reservchaufför finnas.
- Gällande trafikregler ska följas.
Vid Minibusstransporter
Samtliga skall använda bilbälte och fler passagerare än det finns bälte till får ej färdas i fordonet.
- All utrustning skall vara väl förankrad.
- Gällande hastighetsbestämmelser skall följas och hastigheten skall anpassas efter rådande väglag.
- Fordonet ska vara godkänt av Svensk Bilprovning.
- Fordonet ska vintertid vara försett med godkända vinterdäck.
- Samtal i mobiltelefon skall undvikas av chaufför under färd vid behov kan så kallad hands-free-utrustning användas.
- Det skall till reseledaren finnas lämnat ett mobilnummer till varje fordon så att reseledaren vid behov kan kontakta fordonet.
- Resan ska planeras så att tidsbrist inte uppstår.
Vid personbilstransport
Samma regler som för transport med minibuss skall gälla avseende personbil.
Egna transporter
Vid egna transporter på cykel eller inlines ska cykelhjälm eller annat godkänt huvudskydd användas.
Finns cykelbanor på den planerade resvägen ska dessa användas.
Under mörker skall godkänd belysning och reflexer användas av alla, även gående.
Reseledare
Det skall vid varje resa finnas en utsedd Reseledare som samordnar för samtliga resenärer och fordon.
Reseledaren skall:
-
vara godkänd av styrelsen och anges i Resplanen.
-
tillse att en ur styrelsen är hemmasamordnare och utväxla mobiltelefonnummer så att denne och reseledaren kan nås under hela resans genomförande utan uppehåll.
-
meddela samtliga resenärer sitt mobilnummer.
-
ha med sig på papper ”Resgruppen” (deltagarförteckning) från föreningens databas (inkl ledare) med adress, telefonnummer eventuella sjukdomar och svårare allergier samt uppgifter om hemmaansvarig.
-
ha med sig ett ex av varje ”Fordonslista”.
-
alltid meddela förändringar i program och deltagarförteckning till den hemmansvarige.
Hemma samordnare
Hemmasamordnaren skall ha tillgång till minst ett exemplar av Resgruppens deltagarförteckning, Fordonslista och Reseprogrammet på en plats som också är känd av styrelsen.
Inkvartering
Idrottsgrupper inkvarteras ofta i skolsalar och idrottshallar, vilka inte är byggda för att fungera som hotell varför särskild uppmärksamhet krävs.
Den vid tillfället ansvarige ledaren från KGF skall:
- Kontrollera att det finns två av varandra oberoende utrymningsvägar.
Utöver dörrar kan detta vara öppningsbara fönster och brandstegar.
- Finns brandsläckare och brandvarnare?
Portabla brandvarnare är en billig investering som kan användas vid all form av kollektiv inkvartering.
- Tillåt inte levande ljus.
- Fundera på om det finns risk för smygrökning.
- Gå igenom med gruppen vad som gäller vid en eventuell brand: utrymningsvägar och samlingsplats.
Drogfritt
KGF tar kraftigt avstånd från alla former av alkohol och droger.
Det åligger samtliga ledare inom föreningen att vara aktiva föredömen för gymnasterna i detta.
Om missbruk uppdagas skall detta omedelbart rapporteras till styrelsen för vidare åtgärder och samtal med berörda.
Upprättande av Resgrupp och Fordonslista
Vid resa skapar utsedd reseledare en Resgrupp i Sportadmin för respektive resa och lägger samtidigt in de som skall åka med.
Vid tävling är grundutförandet att samtliga gymnaster i den tävlande gruppen läggs i en tävlingsgrupp inklusive gruppens alla ledare. Tävlingsgruppen fungerar då som resgrupp.
Observera: Det är enbart Reseledaren som i Sportadmin får modifiera gruppen. All kommunikation sker genom Reseledaren om det exempelvis visar sig att en eller flera gymnaster inte skall åka med eller tillkommer.
- En månad innan tävlingen läggs information upp på hemsidan om det finns lediga platser i fordonen och att det är ”först till kvarn” som får tillgång till dessa. Anmälan görs via hemsidan och Reseledaren lägger in de som fått plats i Resgruppen samt upprättar en reservlista. Anledningen till denna lista är för att med ett mail kunna meddela de som inte fick plats.
- En vecka innan resan låses platserna, d.v.s. inga ytterligare passagerare får tillkomma. Reseledaren fördelar resenärerna per fordon och gör upp en deltagarlista per fordon (Fordonslista). Reseledaren utser även en Fordonsansvarig för respektive fordon. Fordonslistan skall skrivas ut från sportadmin med namn och telefonnummer på resenärerna av reseledaren och tilldelas Fordonsansvarig. Fordonsansvarig skall medtaga Fordonslistan i fordonet under hela resan.
Bestämmelser för förare
Denna bestämmelse har tillkommit för att göra våra resor så säkra som möjligt för våra deltagare.
Förare av fordon skall:
- Konsekvent följa hastighetsbestämmelserna för att göra deltagarnas resor trafiksäkra och påverka miljön mindre.
- Anpassa hastigheten efter väderleken för att minimera olycksrisken.
- Vara noggrann med att använda säkerhetsutrustning (bl.a. bilbälte) i fordon för alla som åker i fordonet.
- Som förare av fordon med barn och ungdomar vara utvilad och i god balans.
- Vara nykter, drogfri.
- Ha god erfarenhet på det fordon som används i föreningens verksamhet.
- Planera resan så att tidsbrist inte uppkommer.
- Haft sitt körkort i minst 3 år.
- Använda en mjuk körstil som medverkar till lägre olycksrisk och bättre miljö.
Du kan också ladda hem vår dokumentet genom att klicka på länken nedan
Resepolicy